Pauschalenverwaltung: richtig kalkulieren und korrekte Bestände

Im Dienstleistungsbereich, beim Catering oder bei Veranstaltungen wird häufig mit pauschalen Preisen gearbeitet: Die Dienstleistung beinhaltet z.B. bei Reparatur oder Wartung von Geräten eine Pauschale für das benötigte Verbrauchsmaterial oder bei einer Veranstaltung werden Getränke pauschal mit einem Preis pro Person berechnet. Diese Pauschalen stellen für die Nachkalkulation und für die Warenwirtschaft eine besondere Herausforderung dar. Schließlich wollen Sie am Ende wissen, ob der Preis für die Pauschale angemessen ist, oder ob mehr Artikel verbraucht werden, als ursprünglich kalkuliert. Und zu guter Letzt muss natürlich auch der Bestand der Artikel stimmen, die in der Pauschale enthalten sind. Für diese Anforderungen haben wir eine komfortable Lösung in Orgasoft.NET integriert:

Legen Sie in den Stammdaten einen Artikel mit VK-Preis an, der Ihre Pauschale darstellt. Zusätzlich brauchen Sie noch zwingend einen zweiten Artikel, den Differenzartikel. Dieser Artikel gleicht am Ende den Differenzbetrag zwischen der Pauschale und den tatsächlich ausgelieferten Artikeln aus. Bei dem Differenzartikel muss bei Verkaufsstatus die Checkbox Differenzartikel markiert sein, damit dieser Artikel auch als Differenzartikel erkannt wird. Anhand des Differenzartikels können Sie später sehen, ob die Mischkalkulation Ihrer Pauschale angemessen ist oder ob Sie „drauflegen“. Geht die Kalkulation auf, sollten sich positive und negative Differenzen aufheben und dieser Artikel einen Umsatz von 0,- € haben.

Für den Pauschalartikel wird nun eine Rezeptur angelegt. Als Rezepturtyp wählen Sie Pauschale aus. Anschließend fügen Sie der Rezeptur alle Artikel hinzu, die im Rahmen der Pauschale gebucht bzw. verbraucht werden können. Zwingend muss hier auch der Differenzartikel eingegeben werden. Legen Sie nun noch in den Stammdaten – Geschäftsvorfallarten fest, welche Vorfallart Ihren Pauschalartikel auflösen soll (z.B. Rechnung). Wählen Sie die Vorfallart aus und markieren Sie die Checkbox Pauschale muss aufgelöst werden in der Registerkarte Verbuchung.

Jetzt können Sie Ihrem Kunden ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung mit einer Pauschale schreiben. Haben Sie zum Auflösen z.B. die Vorfallart Rechnung ausgewählt, gehen Sie in der Rechnung bei dem Pauschalartikel ins Kontextmenü (rechte Maustaste) und dort auf Bearbeiten – Pauschale auflösen. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie nun die tatsächlich gelieferten/verbrauchten Mengen der Artikel eintragen. Der Differenzartikel berechnet automatisch den Differenzbetrag zwischen der Summe der tatsächlich gelieferten Artikel und dem Pauschalbetrag.

Auf der Rechnung erscheint nur der Pauschalbetrag, alle Unterartikel (inkl. Differenzartikel) werden ausgeblendet. (Sollten Sie alte Formulare nutzen, die diese Funktion noch nicht unterstützen, müssen Sie die Einstellungen des Formulars so ändern, dass die Unterartikel der Pauschale ausgeblendet werden.) Die Bestände der in der Pauschale enthaltenen Artikel sind korrekt und Sie sehen anhand des Differenzartikels auf einen Blick, ob die Pauschale rentabel ist oder nicht.