In unserem Forum haben wir die aktuellen Funktionen von Orgasoft.NET für die Verarbeitung von E-Rechnungen ausführlich beschrieben. Über Weiterentwicklungen halten wir Sie dort auf dem Laufenden.
Was gilt als E-Rechnung?
Die Norm für elektronische Rechnungen in Europa heißt EN 16931. Es gibt zwei gängige E-Rechnungsformate, die diese Norm erfüllen:
ZUGFeRD
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“. Das Rechnungsformat wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitet.
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, d. h. Rechnungen werden als PDF mit eingebetteter, strukturierter XML-Datei verschickt. Das XML erlaubt die maschinelle Verarbeitung. Durch die PDF-Datei lässt sich die Rechnung auch fürs menschliche Auge gut lesen (Sichtbeleg).
XRechnung
Die XRechnung wurde nach den Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt.
XRechnungen bestehen lediglich aus einer XML-Datei. Es fehlt also ein visuelles Rechnungsdokument. Mit einer Software wie dem Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET lassen sich jedoch auch diese Rechnungen gut lesbar darstellen.
Eine reine PDF-Datei ohne eingebettete XML-Daten erfüllt nicht die europäische Norm EN 16931. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach nicht als elektronische Rechnung.
E-Rechnungspflicht: Gesetzliche Regelungen
Durch das Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für inländische B2B-Rechnungen zur Pflicht.
Ab diesem Stichtag müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Für den Versand gelten folgende Übergansfristen:
| 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
| Papierrechnungen bei Vorjahresumsatz < 800.000 Euro | ||||
| Papierrechnungen ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz | ||||
| andere elektronische Formate (z. B. PDF oder JPG) bei Vorjahresumsatz < 800.000 Euro | () | () | () | |
| andere elektronische Formate (z. B. PDF oder JPG) ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz | () | () | ||
| E-Rechnung (EN 16931) |
Legende:
erlaubt
() mit Zustimmung des Empfängers erlaubt
nicht erlaubt